O jakich obowiązkach muszą pamiętać podatnicy korzystający z kas online?

Obowiązki użytkownika kasy online

Wszystkie obowiązki użytkownika urządzenia fiskalnego online są szczegółowo zdefiniowane w ustawie o podatku od towarów i usług oraz Rozporządzeniu Ministra Finansów w sprawie kas rejestrujących. Obydwa wspomniane akty prawne to łącznie naprawdę pokaźna lektura. Dlatego dziś skupimy się wyłącznie na, naszym zdaniem, najważniejszych czynnościach, jakie towarzyszą użytkowaniu takiej technologii sprzedaży. Rejestrowanie obrotu i wydawanie paragonów fiskalnych to bowiem nie wszystko, o czym trzeba pamiętać przy stosowaniu kas i drukarek online.

Wszystko to, co związane z rejestrowaniem obrotu

Prowadzenie ewidencji sprzedaży to bardzo ogólne pojęcie, pod którym kryją się różne obowiązki. W przypadku stosowania kasy lub drukarki fiskalnej, również takiej w wersji online, wiąże się to m.in. z zarejestrowaniem każdej transakcji w pamięci urządzenia oraz potwierdzeniem tego poprzez wydrukowanie i wydanie paragonu. Ponadto, w ramach prawidłowego prowadzenia ewidencji trzeba realizować obowiązkowe raporty fiskalne – dobowe (po zakończeniu dnia sprzedażowego) oraz miesięczne (po zakończeniu miesiąca sprzedażowego) – a także przechowywać kopię każdego dowodu sprzedaży przez co najmniej 5 lat (licząc od końca roku obrachunkowego, w którym wystawiono konkretny dokument).

Zapewnienie łączności urządzenia online z Centralnym Repozytorium Kas

Przekazywanie danych do Centralnego Repozytorium Kas to funkcjonalność charakterystyczna dla urządzeń fiskalnych online. Obecnie wyłącznie takie modele mogą współpracować z systemem teleinformatycznym, który jest nadzorowany przez szefa Krajowej Administracji Skarbowej. Na czym jednak konkretnie w tym przypadku polega obowiązek podatnika? Właściciel urządzenia online musi zadbać o prawidłowe transmitowanie wymaganych danych – zgodnie z harmonogramem otrzymanym z CRK. W tym celu kasa lub drukarka fiskalna musi być podłączona do łącza internetowego, np. poprzez firmową sieć LAN lub Wi-Fi. Wiele modeli obsługuje również komunikację z Centralnym Repozytorium Kas za pośrednictwem wewnętrznego lub zewnętrznego modemu GSM z kartą SIM.

Zapoznanie pracowników z ważnymi zasadami prowadzenia ewidencji

Warto pamiętać również o tym, że obecnie nie tylko podatnik (właściciel kasy) jest zobligowany do znajomości zasad prowadzenia ewidencji i wystawiania paragonów. Wspomniane we wstępie Rozporządzenie MF obliguje do tego również wszystkich pracowników firmy, którzy rejestrują obrót przy użyciu urządzenia fiskalnego. Poza tym, to właściciel działalności gospodarczej musi zadbać o przeszkolenie personelu oraz sporządzić oświadczenie (w 2 identycznych egzemplarzach, dla każdej ze stron), które potwierdza zapoznanie zatrudnionej osoby z zasadami prowadzenia ewidencji. Co ważne, należy to zrobić jeszcze zanim pracownik firmy rozpocznie obsługę klientów przy użyciu kasy lub drukarki fiskalnej.

1 Comment

  1. jeśli chodzi o ostatni akapit – aż dziw bierze, że nie zostało to jakoś wcześniej uregulowane, bo w sumie to raczej oczywista kwestia

Leave a Comment

Twój adres e-mail nie zostanie opublikowany.

Wpisz odpowiedź *