Co charakteryzuje elektroniczną kopię paragonów?

Elektroniczna kopia paragonów

Przechowywanie kopii paragonów to jedna z podstawowych czynności, która towarzyszy rejestrowaniu obrotu przy użyciu kasy bądź drukarki fiskalnej. Kiedyś dokumenty tego typu można było archiwizować jedynie w formie papierowej – na zadrukowanych rolkach. Od kilku lat dostępne są jednak urządzenia, które zapisują kopię paragonów na karcie pamięci. I właśnie dziś zajmiemy się kasami i drukarkami, wyposażonymi we wspomnianą funkcjonalność.

Jak działa kopia elektroniczna?

Urządzenie z kopią elektroniczną posiada mechanizm drukujący, który korzysta tylko z 1 rolki papieru termicznego, służącej do wystawiania paragonów dla klientów. Dane dotyczące emitowanych dowodów sprzedaży są zaś zapisywane w formie cyfrowej – przy użyciu specjalnego modułu, na karcie pamięci SD lub microSD. I co najważniejsze, ta metoda archiwizacji danych przebiega w sposób automatyczny. Ponadto, użytkownik urządzenia nie musi gromadzić wielu zadrukowanych rolek i przeznaczyć sterylnego miejsca na ich składowanie.

Warto podkreślić, że standardowa karta pamięci, o pojemności 2 lub 4 GB (w zależności od modelu), wystarczy na wiele lat pracy. Jeśli natomiast nośnik danych zostanie całkowicie zapełniony, wystarczy go wymienić na nowy. Równocześnie jednak, nie można zapomnieć o tym, aby zachować starą kartę pamięci. Zgodnie z przepisami, podatnik musi bowiem archiwizować każdego kopię paragonu przez 5 lat – licząc od końca roku obrachunkowego, w którym danym dokument został wystawiony i wydany klientowi.

Oszczędność kosztów i bezpieczeństwo danych

Warto jeszcze wspomnieć o kwestii, która nie jest oczywista dla wszystkich użytkowników. Stosowanie urządzenia z kopią elektroniczną wiąże się bowiem ze sporą oszczędnością kosztów. Jak to możliwe, skoro kasa bądź drukarka, która będzie wyposażona w taką technologię, jest zazwyczaj droższa od modelu zapisującego dokumenty w formie papierowej? To proste – urządzenie z kopią elektroniczną zużywa zdecydowanie mniej termicznych rolek! W rezultacie, właściciel kasy lub drukarki wydaje mniej pieniędzy na zakup materiałów eksploatacyjnych.

Osobną kwestią jest możliwość dodatkowego zabezpieczenia archiwizowanych danych. Dokumentację, która ma formę cyfrową, można w prosty sposób powielić i umieścić na innym nośniku (płyta DVD, pendrive) bądź na dysku twardym komputera. Nie inaczej jest w przypadku urządzenia, które zapisuje kopię paragonów na karcie pamięci.

1 Comment

  1. Mnogość atutów to jedno, ale fakt, że nadchodzące zmiany uczynią z elektronicznej kopii najpowszechniejszy standard, to drugie. Sprawa jest aż nazbyt jasna 😉

Leave a Comment

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *

Wpisz odpowiedź *